電子取引で授受する書類は電子データで保存
――今回の改正で、電子取引に該当する書類を電子データで保存することが義務付けられたのですね。
はい。電子帳簿の保存には1.電子帳簿等保存 2.スキャナ保存 3.電子取引 の3つの種類があり、1と2は任意なのですが、今回の改正によって3が義務となることが大きなポイントです。電子取引に関する書類を紙で保存することが認められなくなるので注意が必要です。
――電子取引に該当するのはどのような書類になりますか？
電子取引の範囲について説明するには、通信手段の範囲と、該当する書類の範囲という2つの軸でお話すると分かりやすいと思います。
まず通信手段については、電子メールはもちろん、電子商取引、クラウドやウェブからのダウンロードなど幅広い範囲を指します。一方、書類は発注書や受注書、請求書など、取引の過程で生じる書類はもちろん、取引に至る前の見積書なども含めた関係書類が含まれるので、幅広くケアしておく必要があります。また、この書類を受け取る側だけでなく、送る側もそれらの書類を保存しておかなければならないことも注意しましょう。社内の稟議書などは対象ではありませんが、取引先とやりとりする書類はほぼ該当するくらいに認識しておくのがよいでしょう。少し細かなことですが、たとえば数社に相見積もりを取った場合には、最終的に選定された業者の見積もりだけでなく、選定しなかった業者の見積もりも保存しておかなければなりません。これは税務署が、正規のプロセスを踏んで業者が選定されたかどうかを確認するための証拠として必要だからですが、こうしたポイントもしっかり抑えておきましょう。
また、今までは紙に印刷したものを原本として保管することができましたが、それが「不可」となり、電子帳簿保存法の要件に則って、原則電子データとして保存する必要があります。
検索機能を確保したエクセルファイルの作成を
――具体的にはどのような方法で保存していけばよいでしょうか？
まずサーバーやクラウドなどに請求書などの電子取引のデータを保存するファイルを作成し、通番を付けた関係書類を保存していきましょう。その際、ただ保存するだけでは膨大な数になり、どれがどの書類か分からなくなってしまいます。これらの書類は税務職員にダウンロードを求められた場合に応じることができるようにしておかなければならないため、検索機能の確保が求められています。
検索機能を確保するために、検索の要件として取引年月日、取引金額、取引先の3つが定められています。国税庁のホームページに専用のエクセルがあるので、それをダウンロードし、検索の要件として定められている取引年月日、取引金額、取引先の3つの欄を作って、通番と日付、取引金額、取引先を記入していくという方法がおすすめです。
他にも、ファイル名にそのまま3つの項目を記載する方法でも検索することができますし、社内のシステム上、検索システムが整備されていれば、それに則って整理していく方法もあるでしょう。
猶予期間にかかわらず早めの準備を
――改正法に対処するためには、このような方法で電子取引に該当する書類を整理しながら保存していくということですね。
最初に述べた1.電子帳簿保存 2.スキャナ保存 に関しては、難しい部分が多い、かつ任意でもあるので、ひとまず、義務化される電子取引の部分に焦点を絞って、前述のような方法で該当書類の保存を進めていってください。
今回の法改正は日本のITリテラシーを高める目的や、紙の無駄を減らすことができるなどメリットもあります。施行まで2年間の猶予期間が設けられたので、その期間は従来のような紙による保存方法でも認められ、罰則などもありませんが、早めに情報をキャッチして、猶予期間を上手に利用しながら準備を進めておきましょう。
※記事内で取り上げた法令は2021年1月時点のものです。
＜取材先＞
公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表 甲田拓也さん
4大監査法人と個人会計事務所に勤務した後、2009年に甲田拓也事務所設立。新規事業・会社設立支援、会計税務顧問、経理業務代行など幅広く企業をサポートする。
TEXT：岡崎彩子
EDITING：Indeed Japan ＋笹田理恵＋ ノオト