企業側の日程変更連絡で適切な連絡方法とタイミング
人事側で不慮の事態が起きて日程変更ということはあまりないかもしれませんが、現場の面接官が顧客対応やトラブルで急遽出席できなくなることは避けられません。
2、3日前ならメールでの連絡でもいいですが、当日のケースであれば電話連絡がベターです。ショートーメールやチャットツール、メッセンジャーを使って連絡することもあります。最近では相手の時間を奪う行為として電話が嫌われる風潮もありますが、即時に連絡が取れ、事情や誠意をきちんと伝えるためには電話のやりとりが最も適していると言えるでしょう。
日程変更の連絡で印象を悪くしないためには
日程変更の連絡をすることで、応募者に「自分は優先度が低い」と思われてしまうリスクがあります。他社に行かれてしまわないためにも、応募者へのケアは必要です。人事担当者がきちんと事情を伝え、“あなたの評価とは関係がなく、あくまでもこちらの都合である”ということを話すなどしてフォローしておくのがいいでしょう。
また、あまりないケースではありますが、現場の面接官が人事に協力的ではないときに、面接の優先順位が低く何度も日程変更が発生してしまうケースがあります。しかし変更が許されるのは同じ応募者に対して1回か、多くても2回までです。それ以上発生する場合は、面接官を変えるなどの対応をとるべきでしょう。
応募者側からの日程変更の連絡が来た際の対応
基本的には企業側からの連絡と同様、応募者へのケアが必要になります。「面接官の〇〇もぜひ会いたいと言っているので、ぜひ代替の日程をください」というように、早急に新たな面接日程を設定するのがよいでしょう。
一番避けたいのは、日程変更で応募者に逃げられてしまうケースです。メールだけ送られてきたあと連絡がとれなくなってしまう、ほかの会社に行ってしまうというドタキャンのケースはよくあるので、そういった事態を避けるためにも“あなたのことを気に掛けている”といかに伝えるかが大切です。
日程変更の連絡は基本的に企業側からでも応募者側からでも、双方にとって“自分は大切にされていないのでは”と感情的にマイナスイメージを抱きがちです。しかし、応募者から日程変更の連絡があったから、そのやりとりが淡泊だったからといって、仕事ができない、信用できないなどと増幅して捉えるのは望ましくありません。そこはあまり感情的にならず、変更に応じましょう。
日程変更の連絡はどちら都合でも応募者のケアを
日程変更の連絡は、採用のターニングポイントになり得ます。企業と応募者のどちらの都合であっても、応募者のケアをしっかりと行い、日程調整を進めるのがよいでしょう。
＜取材先＞
core words 株式会社 佐藤タカトシさん
TEXT：小林麻美
EDITING：Indeed Japan ＋ ミノシマタカコ＋ ノオト
