不採用メールに盛り込むべき内容
不採用の連絡は、受け手にとってネガティブな内容であるため、ことさら丁寧な対応を心掛ける必要があります。特にメールで連絡をする場合は文字として残るため、不用意な表現を使わないよういつも以上に注意しなければなりません。
なお、不採用を伝えるメールは、必要最低限の内容にとどめ、要件を簡潔に伝えるのが不要なトラブルを避けるコツです。「不採用であること」「送り主」「宛先」、これに応募に対する謝意を添えれば、不採用を通知するメールとしては十分でしょう。
逆に言えば、なぜ不採用になったのかという理由や評価については、触れる必要はありません。ただし例外として、エージェントを介した採用活動である場合は、不採用の理由をエージェントの担当者に共有しておくとよいでしょう。今後引き続き人材の仲介を依頼するにあたり、自社が求める条件を明確にしておくことが、マッチングの精度向上につながるためです。
トラブルを未然に防ぐために気をつけること
不採用の通知を送ったあとに、熱意のある応募者から「不採用の理由を教えてほしい」「もう一度チャンスが欲しい」などとコミュニケーションを求められることも珍しくありません。たいていの場合は、不採用通知後に再選考が行なわれることはないはずです。採用活動を省力化するためにも、応募者にはあらかじめ合否に関する質問には対応できない旨を伝えておきましょう。
また、履歴書などの応募書類について、返却の有無を事前に明示しておくことも大切です。特にクリエイティブ採用の場合は、応募作品を返却するか否かを曖昧にしておくのはトラブルの元になります。こちらもあらかじめ、募集要項に一言添えておくことをおすすめします。
不採用メールを送る際のマナー
不採用メールを送る際に意識しておきたいのは、選考結果が出たらできるだけ迅速に通知することです。
応募者の立場になって考えてみれば、合否がわからないまま過ごすのは時間の浪費であり、不採用であればなるべく早く次の行動に移りたいのが本音でしょう。相手にできるかぎり不満を持たせないためにも、選考から結果を通知するまでのスピード感は重要です。
不採用メールを送った応募者が、のちに自社商品の利用者、あるいは取引先企業の一員となる可能性は大いに有り得ることです。企業イメージを守る意味でも、そうした可能性を踏まえて誠実な対応を心掛けましょう。
＜取材先＞
アルドーニ株式会社・代表取締役 永見昌彦さん
外資系コンサルティングファームなどで人事コンサルタントとして勤務した後、事業会社（ラグジュアリーブランド持株会社）で人事企画担当マネージャーとして人材開発・人事システム・人事企画を兼務。事業会社、コンサルティングファームの両面から人事に20年携わった経験を活かして、2016年にフリーランス人事プランナー・コンサルタントとして独立。2018年に法人化。現在、人事全般のプランニング・コンサルティング・実務に携わっている。
TEXT：友清哲
EDITING：Indeed Japan ＋波多野友子＋ノオト
