代表者事項証明書とは
代表者事項証明書とは、全部で4種類ある登記事項証明書のうちの一つを指します。会社の代表権を持つ者を証明するための書類であり、下記の事項が記載されています。
- 会社法人等番号
- 商号（社名）
- 本店所在地
- 代表者の資格（代表取締役社長などの役職名）
- 代表者の氏名及び住所
会社において「代表者」とは主に代表取締役を指します。
◆登記事項証明書とは
登記事項証明書とは、法人登記記録の内容を記載した書類で、コンピュータのデータベースに保存されている登記記録を専用用紙に印刷したものを指します。
◆代表事項証明書以外の登記事項証明書について
登記事項証明書には、「代表者事項証明書」のほかに下記の3種類があります。
・現在事項証明書
役員情報や発行可能株式総数、発行済株式の総数・種類、株式を発行する旨の定めなどについて、現在効力をもっている登記事項を記載した書類。会社設立や所在地変更の届出、従業員の採用に伴う各所保険の新規適用手続き、店舗の賃貸借契約などの際に必要。「履歴事項全部証明書」よりも枚数が少ないため、「現在事項証明書」のみで対応できる場合に用いる。
・履歴事項全部証明書（全部事項証明書）
「現在事項証明書」の記載内容に加えて、交付の請求のあった日の3年前の年の1月1日から請求の日までの間に抹消された事項も記載した書類。「現在事項証明書」と同様のケースで用いる。
・閉鎖事項証明書
「履歴事項全部証明書」に含まれない、会社の解散などによりすでに閉鎖された登記記録を記載した書類。ほかの証明書と比べて利用目的は限られ、会社の経歴を正確に把握したいときや、特定の役員の経歴を調べるときに用いる。
代表者事項証明書が必要な場面
◆契約の際に求められることがある
商取引や金融機関から融資を受ける際に、先方から代表者事項証明書の提出を求められた場合に必要になります。
◆裁判を起こすとき
会社が裁判を起こす際に、訴状とともに代表者事項証明書を提出します。
ただし、現在では代表者事項証明書が必要となるケースは減少しています。2013年5月、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、法人に対して法人番号が指定されました。そのため法務局では、法人番号が分かれば代表者名を照合できるようになりました。
代表者事項証明書の取得方法
◆直接請求する
法務局の窓口に交付申請書を提出して直接申請します。即日取得でき、手数料は一通につき600円です。
＜請求方法＞
- 申請書は法務局の窓口で入手するか、法務局公式サイトからダウンロードする
- 申請人の住所・氏名、取得したい会社の名前を記入し、「代表者事項証明書」にチェックを入れ、申請する
◆郵送で請求する
取得まで数日を要し、手数料は一通につき500円です。
＜請求方法＞
- 交付申請書をダウンロードし、必要事項を記載の上、必要部数の金額分の収入印紙を貼って最寄りの法務局に郵送する。封筒には「申請書交付在中」と書き、上記申請書と返信先住所を記載した返信用封筒を同封する
- 法務局より郵送で書類が返送される
◆オンラインで請求する
取得まで数日を要します。法務局で受け取る場合の手数料は一通につき480円、郵送で受け取る場合は一通につき500円です。
＜請求方法＞
- 事前の申請者情報登録を行う
- 手順に沿ってウェブサイトから請求を行い、請求ごとにインターネットバンキングなどで手数料を納付する
なお、WindowsのPCであれば「申請用総合ソフト」をインストールして交付請求することも可能です。インストールなど手間はかかりますが、対応している手続きの種類が多いため、他の手続きも必要な場合はこちらを利用するとよいでしょう。
代表者事項証明書に関する注意点
◆何を証明したいか確認する
代表者事項証明書は、「会社の代表者を証明する」という限定的な目的の証明書です。事前に証明したい事項と必要な証明書を確認しておきましょう。どの登記事項証明書が必要か迷ったときは、記載事項の多い履歴事項全部証明書を取得しておけば、情報が不足して再度取得し直すという事態を避けられます。
登記事項証明書のそれぞれの記載事項を理解して、目的に合った証明書を取得しましょう。
※記事内で取り上げた法令は2022年5月時点のものです。
＜取材先＞
司法書士法人みつ葉グループ 司法書士・三輪新二さん
TEXT：宮永加奈子
EDITING：Indeed Japan ＋ 南澤悠佳 ＋ ノオト
