はじめての新卒採用！押さえておくべき基本と、採用の流れ

総務部のNさんは機械部品製造事業を行う静岡県の中小企業M社の総務部に勤務。東京の4年制私立大学を卒業後、新卒で都内の食品メーカーに就職し、5年前にM社にUターン就職をしました。M社では総務部に配属となり、これまで中途採用と労務管理を担当してきました。そこで新たに任されたミッションとは……？

Nさんは総務部長Iさんの力を借りて、採用活動に向けての準備を開始することにしました。

新卒採用の流れは？

まず、新卒採用はどのように進めていくのか、その流れを詳しく見ていきましょう。

採用計画を立てる

NさんとIさんは、まず採用計画を立てることにしました。「採用計画」とは「企業の事業を進めるために、必要な人材を外部調達する計画」のことを言います。採用計画の大まかなフローは次の5ステップです。

ステップ1:スケジューリング
新卒採用の場合は、学生のスケジュールに合わせ、長期的なプランを立てる必要があります。1〜2年のサイクルで採用活動をおこなうのが一般的なので、早い企業では2年前から採用計画を立てているところもあるようです。必要な業務を洗い出し、入社予定日までの日程を決めていきます。面接、説明会などの目処がついている場合は、そこから逆算して募集情報の公開日などを設定しましょう。

また、「通年採用」という方法も一つの手です。採用時期を年１度などに限定する一括採用に比べ、企業と求職者の間でじっくりとすり合わせができるため、ミスマッチの可能性が下がり、離職者も減る傾向があるようです。

ステップ2:ゴールの設定
採用する人材のスキルや人物像、採用人数などを明確にしておきましょう。

ステップ3:採用に関する情報発信を実行・改善
情報発信・イベント開催・求人掲載など、企業に合った方法で採用情報を発信します。また、その方法は応募者の反応などを見ながら改善していく必要があります。

ステップ4:選考準備・候補者とのスケジュール調整
採用面接の日程調整を行います。候補者のスケジュールをいち早く確保しておくことが重要です。

ステップ5:内定・入社準備
内定者の決定、入社日の確定、必要書類の送付などが含まれます。細かなタスクを適切に管理しながら、内定者一人ひとりをサポートしていきましょう。

なお、採用計画は「採用計画書」にまとめ、確認や見直しを行うことで洗練されていきます。社内での共有にも活用しましょう。

なお、新卒と中途採用ではフローが異なる点もあります。合わせて確認しておくとよいでしょう。

データの種類	データの集め方	詳細
主観的データ	社内で影響力を持つ人物（経営者やリーダー、高度なスキルや業績を持つハイパフォーマー）の意見を集める	「自社にどのような人材が必要だと思うか」「好業績を収めるにあたってどのような方法を取ったか」など意見を聞く
客観的データ	社内で影響力を持つ人物（経営者やリーダー、高度なスキルや業績を持つハイパフォーマー）の行動特性やパーソナリティテストを行う	ハイパフォーマーの行動観察によって、どのような行動特性があるのかを分析する （例：営業同行など） SPIなどのパーソナリティテストを社内で行い、自社に合った特性について分析する

新卒採用における求人情報の発信には、どのような方法があるのでしょうか。募集の方法、費用、近年のトレンドという3つの観点で見てみましょう。

新卒採用にはどんな方法がある？

求人情報の発信には、次の5つの方法が挙げられます。

①広告
新聞やフリーペーパー、駅構内の広告など、さまざまなメディアの特性に合わせて求人広告を出すという方法です。

②会社説明会
採用活動には会社説明会を実施する方法もあります。求職者との貴重な接点であり、そこでいかに自社の魅力をアピールできるかが、採用の成否を分けると言っても過言ではありません。

③リファラル
今回のケースとはあまり関係ありませんが、「リファラル採用」という方法もあります。自社の社員が自分の知人や後輩などを紹介（リファー）して人材を探す方法で「ネットワーク採用」とも呼ばれます。近年改めて注目を集めていますが、日本で以前から行われてきた「縁故採用」なども該当します。以前はネガティブなイメージを持たれがちでしたが、現在は「人と人のつながり」を広い意味で捉えたものとして使われています。

④ハローワーク
ハローワーク（公共職業安定所）の職業紹介を利用する方法です。ハローワークごとに管轄している地域が決まっていることから、地域に根ざした求人を行いやすい傾向があります。

⑤求人検索エンジン
現在、学生の就職活動をはじめ、求職者の仕事探しは、インターネットを活用することが当たり前になっています。採用を行う企業側もそうした状況に対応し、オンラインでの情報発信を進めていくことが必須です。

そうしたなか、近年利用者が増えている求人検索エンジン。求職者にとっては、応募したいと思える仕事を見つけやすく、企業側にとっても多くの求職者に求人情報を見てもらえる可能性が高まるというメリットがあります。

求人検索エンジンの一つであるIndeed（インディード）なら、採用情報を無料*で掲載することができ、月間4220万もの訪問数（※SimilarWeb 2021年3月）があります。利用も簡単で、多くの求職者に情報を見てもらえる可能性があります。

採用コストを抑えるコツ

人材採用にかかる費用（採用コスト）は、採用担当の人件費などの内部に支払う「内部コスト」と、広告出稿費や説明会開催費など、会社の外部に支払う「外部コスト」の2つにわけて考えることができます。採用はコストをかければかけるほど結果が出るというものではなく、いかにコストをかけず効率的に進めるかが重要です。

新卒採用では主に次のような5つの採用コストが発生します。

求人サイトに広告出稿をする費用	広告出稿費、広告クリエイティブの制作費、求人広告に関する打ち合わせの人件費など
自社の採用サイトを制作する費用	サイト制作技術者の人件費、サイト制作の外注費、サイト制作に関する打ち合わせの人件費など
会社説明会を開く費用	会場費、会社説明会の当日スタッフの人件費、会社説明会に関する打ち合わせの人件費など
書類選考・面接を実施する費用	採用担当者の人件費、応募資料に目を通し書類選考する人件費、面接に参加する社員の人件費、応募者の交通費など
会社案内のパンフレットやリーフレットを制作する費用	制作物の印刷費、制作物のデザイン費、制作物に関する打ち合わせの人件費など

自社に必要なアクションは何かを明確にし、その行動にどれくらいの内部コスト・外部コストをかけるべきかを、採用活動を行う前にしっかりと決めておくことが重要です。また、外部コストは、発生した費用がわかりやすく計算しやすい一方、内部コストは担当者の採用活動に関わった時間となるため、実際にかかったコストを正確に計れない場合があります。そのため、知らず知らずのうちに採用担当者の負担が増えて、結果的に内部コストをかけすぎていたということもありえます。

採用トレンド、雇用と労働に関する法律

求職者の価値観や社会の変化に合わせて、採用トレンドも日々変化していきます。常に新たな情報をチェックしつづけるようにしましょう。

全国各地で新入社員導入研修を開催しているリクルートマネジメントソリューションズが研修受講者に行った「2019年新入社員意識調査」によると、「働いていく上で大切にしたいこと」という設問で、2019年は”仕事に必要なスキルや知識を身につけること”がトップになりました。仕事を通じてスキルや知識を身につけ、成果を上げていくことをより重視している傾向がみられます。

また、「どのような特徴を持つ職場で働きたいですか？」という質問においては、”お互いに助けあう” ”アットホーム” ”お互いに個性を尊重する”がTOP3です。「上司に期待すること」については、”相手の意見や考え方に耳を傾けること” ”一人ひとりに対して丁寧に指導すること”が上位に並んでいます。

近年の状況の変化について、詳しくは「新卒活用に活かす！新入社員が求めるものは10年前とこう変わった」「今の人手不足はそろそろ終わる？ – 中小企業経営者が知っておきたい「いまどき採用事情」」をご覧ください。

新卒採用向け求人票の作り方

無事、社内稟議も通り、採用活動を始めることになりました。さっそく新卒採用の活動開始です。Nさんは念入りに立てた「採用計画」に基づき、求人票の作成に進むことにしました。

新卒者は求人票のどこを見ている？求人票の作り方のポイントは？

効果的な採用活動のためには、いかに魅力的な募集要項とするかが重要です。求人票作成のポイントについて見ていきましょう。

ポイント①求める人材（ペルソナ）を設定する

前述の採用計画のパートで「人物像」についてふれましたが、効果的な求人情報を作成するためにまず考えるべきポイントになります。どんな人に届けたいかが明確でないと、記載するべき情報も定まりません。そしてその「人物像」を決める上で役に立つのが「ペルソナ」の考え方です。

ペルソナとは、モノやサービスを利用・購入する「典型的な人物のイメージ」を指すマーケティング用語です。採用においては、自分たちが求める人物のイメージということになります。採用活動ではそれらの手法を応用して、在職中の従業員や採用候補者、理想とする人物像に合致しそうな人々についてヒアリングと分析を行うのが良いでしょう。

まずは同僚や採用後に上司となる人物と定期的に情報交換を行いましょう。どのような人材が求められているか、採用する予定のポジションにはどのような人材が合っているか深掘りすることがおすすめです。

なお、Iさんも言っていたように、新卒採用では求職者の性格や価値観が、自社の働き方や職場の雰囲気とマッチするかが重要であるため、ヒアリングの際もその点を意識するようにしましょう。例えば、以下のような項目です。

性格…問題解決志向のタイプ／行動力の有無／知的好奇心の旺盛さ　など
目標…キャリア目標／会社に対して関心のある点　など
モチベーション…学習意欲／仕事をする上で大切だと感じること　など

求職者の側から見た場合、応募先を決める際、「どんな強みのある会社か」ということが判断材料になります。求人票を作成するときも、このポイントを意識しておきましょう。また、福利厚生や社内研修などから、自社の特徴や強みに気づく場合もあるでしょう。

ポイント②自社の強みを見つける

また、自社の強みを求人票に反映しましょう。NさんとIさんの間で「技術を推したいが、それだけ語っても分からないこともあるだろうから、成長に結びつけると求職者もわかりやすいかも」という会話がありましたが、そういった企業の独自性（強み）を発信するにあたっても、求職者の視点に立つことが重要です。

社会で働いた経験が少ない新卒の求職者に対しては、その会社ではどんな働き方をして、どんな経験ができるのかがイメージできるような内容にすると良いでしょう。そのためには、こちらも既存社員へのヒアリングが有効です。

ヒアリングでは、新卒入社の3〜5年目までの若手社員に、学生時代から今に至るまでを順を追って聞くことがおすすめです。時系列で確認することでその人がどのタイミングでどのように変化をしたかが分かりやすくなります。そのなかで、特に「入社後に苦労したことは何か」「その時誰に助けられたか」「会社のサポートはあったか」などについて深掘りすることで、自社の強みが明確になります。

ポイント③求職者にわかりやすい求人票を作成する

求人票は、候補者を集めるための重要な情報です。求職者が求めているのは、より具体的な情報ですので、求人票を作成する時は、採用する側が発信したい情報だけでなく、求職者視点で情報発信をすることが何よりも重要と言えます。

次のような点に気をつけながら、採用に繋がりやすい求人票を作成しましょう。自社のアピールポイントなども含めつつ、丁寧に構築することが重要です。

・仕事内容を明確にする
・具体的な数字を用いる
・十分な情報量を揃える
・専門用語ばかりを使わない

募集要項に必ず記載するべき項目には、以下の5つがあります。

（1）仕事内容
「営業」などの職種名だけではなく、仕事で取り扱う商材やサービスの説明、仕事を進めるための手法・手段などを具体的に記載しましょう。求職者がその職場で働くイメージを持つことができるだけの情報量が必要です。OJT（On the Job Training）の仕組みがある場合、そちらを明記することで求職者に安心感を与えることができます。

（2）求める人材
業務を行う上で、どんなスキルや技能、資格が必要なのかを明確に提示しましょう。

（3）勤務時間
出勤と退勤の定時、平均残業時間を記載します。1日の業務の流れを記載すれば、より職場の雰囲気が伝わりやすいでしょう。

（4）交通アクセス
勤務地の住所や最寄り駅からの所要時間を記載しましょう。

（5）給与・待遇・福利厚生
初任給の額はもちろん、昇給・賞与などの有無やタイミングのほか、福利厚生は自社のアピールポイントになるので、詳しく記載するようにしましょう。

以上は必要最低限の情報になるので、必ず揃えるようにしましょう。たとえば、試用期間を設けている場合はその旨と期間を明記しましょう。募集を行う事業所・個人名、派遣労働者として雇用するのかどうかといった項目も記載が必要です。また、固定残業代を支給する場合、裁量労働制の場合などについても、必ず記載する必要があります。福利厚生や有給、産休や育休など、求職者が欲しいと考える情報を不足なく揃えるようにしましょう。

また、求人情報も含め、雇用において、年齢・性別に関わる差別は原則禁止されています。今回は新卒採用についての解説のため、該当するケースは基本的にないかと思われますが、念の為確認をしておくことをおすすめします。

例えば年齢に関する差別の禁止については、「労働施策総合推進法」（旧：雇用対策法）において、求人は年齢不問であることが原則としています。「20代を積極採用中」といった具体的な年齢への言及はもちろん、「若者歓迎」といった表記も、法令違反に該当します。

詳しくは厚生労働省 「募集・採用における年齢制限禁止について」 と「雇用における男女の均等な機会と待遇の確保のために」をご覧ください。

必要なポイントを確認しながら求人票の作成を進めた二人。どうやら納得いくものが完成したようです。

新卒採用の応募者の対応から面接、採用可否の連絡まで

いよいよ選考解禁日がやってきました。「基本を押さえて地道に行く」と決めたNさんの採用活動。あれからも順調に応募が増えていったようです。

書類選考で見るべきポイント

書類選考では大多数の企業が応募者に「履歴書」の提出を求めます。これには志望動機、学歴や職務経歴、取得資格、希望する勤務条件といった、基本的事項を確認する目的があります。応募者がどのような人物かを判断するための材料であり、その後、応募者と面談をすることになります。新卒の書類選考では、志望動機や自己PRなど、仕事に対する考えや自分自身のやる気を伝える内容を重視しましょう。

以前は証明写真や文字の綺麗さなどからの「印象」を重視するケースも見られましたが、外見での判断は適切とは言えません。また、応募書類は手書きで必要はなく、現在は印刷したものや電子ファイルでのやり取りも多くなっています。

適性検査の選び方のポイント

適性検査とは、「企業や仕事に対する適性を見極める検査」として行われる筆記試験です。応募者の性質や能力などを知るために実施します。ストレス耐性、行動特性、適職などのチェックができ、その結果から面接での質問を考え出すこともできます。代表的なものとしては、SPI、Compass、CUBICなどが挙げられます。なにをチェックしたいかという目的に合わせて選択しましょう。

面接における注意点

面接の日程は早めに設定するようにしましょう。新卒の応募者は他の企業の面接も控えており、早めにスケジュールを確保しておく方が良いでしょう。面接官の選定や日程確保などの社内調整がスムーズに行えるよう準備しておく必要があります。

また、面接官は採用担当者が行う方法もありますが、募集している職種やポジションの社員または管理職への依頼も有効です。在職の社員と求職者が、お互いに「これから共に仕事をするかもしれない相手」として、コミュニケーションを取ることができるからです。ただし、面接の担当者ごとに面接の内容が大きく変わってしまうと、後の評価の際に基準がバラバラになってしまう可能性があります。面接におけるポイントは事前に共有しておきましょう。

面接での質問内容

面接をスムーズに進め、決められた時間内に求職者がどんな人材であるか判断できるよう、事前に質問する項目は定めておくようにしましょう。応募者によって質問を変えることも必要ですが、基本的な質問については統一しておきます。

また、面接時には、「面接チェックシート」を作成しすべての面接官に共有しましょう。面接チェックシートがあると、面接中に確認したい項目の漏れがないかもチェックできます。

それから、面接の際に企業側が応募者に聞いてはいけない質問があります。具体的には、以下のような直接業務にかかわりのない個人情報などがそれにあたります。

・本籍・出生地に関する質問
・家族に関する質問
・生活環境や家庭環境に関する質問

加えて、思想・信条に関わる事項の把握につながる質問もNGです。

オンライン面接のメリットや注意点

最近では、オンライン面接も盛んに行われています。感染症対策として有効であるだけでなく、日程調整の自由度を高めることができます。また、移動費や時間の削減も可能ですので、UターンやIターン希望者の面接の実施もしやすくなり、人材の間口が広がります。

オンライン面接を行う際は以下のような準備が必要です。

1. 候補者が準備できるよう十分な時間を与える
2. 標準化された評価システムを作る
3. 静かで邪魔のない場所を選んで面接を行う
4. ある程度質問を準備しておく
5. インターネット接続を確認する
6. Web面接の招待をメールで候補者に送る

これまでにオンライン面接の経験がない場合には、Indeedのオンライン面接機能を利用するのもおすすめです。

オンライン面接のデメリットとしては、通信環境によっては音声や映像が乱れて進行が滞ったり、中止になってしまったりする可能性があることです。応募者にはWi-Fi環境など安定したインターネット接続が可能な場所を選んでもらうよう事前に依頼するなど、面接を円滑に進められるように対策をしておきましょう。また、ビデオ通話では微細な表情の変化がわかりにくいなど、対面との違いを感じることもあるかもしれません。最近では、対面とオンラインを組み合わせた「ハイブリッド面接」を実施する企業も増えています。オンラインと対面でそれぞれ次のようなメリットとデメリットがあります。

最終面接は対面にするなどして、選考フロー全体の中でオンライン面接を活用するといいでしょう。

採用可否の連絡

選考結果の通達は、面接した日から「5日以内」、可能であれば「3日以内」に連絡できるように心がけた方がよさそうです。選考結果の連絡が遅いことで、他社に人材が確保されてしまう可能性があるからです。また、スムーズな選考を行うためにも、採用基準を明確にし、採用に関わる人々のスケジュール確認を怠らないようにしましょう。

採用に関する基本的なことを押さえ、採用計画にある進捗確認もこまめにチェックしたことで、選考はスムーズに進み、M社では、5名に内定通知書を出すことができました。Nさんもほっとしていますが、採用担当としてもう少し確認しておくべき内容がある、とIさんに話します。

新卒のフォロー体制や保険など採用後の対応

早い段階から、採用後に発生しうる対応について考えておくことは大切です。ここでは入社後のフォロー体制や環境づくりについて見ていきましょう。

フォロー体制

新入社員の早期離職を防ぐために、フォロー体制を整えておく必要があります。早期離職の原因を分析して育成体制の見直しを行い、社員間のコミュニケーションを増やすなどの対策を講じましょう。

まとめ

新卒者が入社して1ヶ月。新入社員研修も無事終了し、各部署にてショートジョブローテーションが行われています。新人が入ったことで、なんだか社内にも活気が生まれたようです。

そして、新卒採用を担当したNさんですが、なにか得るものもあったようです。

「はじめての新卒採用」という第一歩のところから「働きやすさへの改革」までの気づきを得られるまでになったNさん。本当の意味での「新しい風」は、これから吹き始めるのかもしれません。

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