出社×リモートワークによるハイブリッド型勤務、メリットや導入ポイントは

「ハイブリッド型勤務」は、オフィスへの出社とリモートワークを組み合わせた勤務スタイルです。従業員が各人の暮らし方に合わせて柔軟に働けるだけでなく、企業にとっては、生産性や採用力の向上に生かせるケースもあります。

ニューノーマルな働き方とも言えるハイブリッド型勤務の導入メリットや、導入する際のポイントについて、社会保険労務士の歌代将也さんに伺いました。

コロナ禍で注目されるハイブリッド型勤務

――ハイブリッド型勤務の導入には、どのような背景があるのでしょうか。

新型コロナウイルス感染症の感染拡大を契機に、リモートワークを初導入する企業が増えました。これまでは出社して働くことが当たり前だったのが、突然「出社してはいけません」という話になったわけです。急ごしらえの環境で在宅勤務をスタートさせた従業員は、戸惑うことも多かったのではと思います。

また、リモートワークに取り組んだ結果、多くの方は従来のオフィス勤務とリモートワークのいずれにも一長一短があると感じたのではないでしょうか。「どちらがいいか」ではなく、うまく組み合わせて“いいとこどり”できるからこそ、ハイブリッド型勤務が注目されるのだと感じます。

――完全なリモートワークに切り替えたはずの企業が、再びオフィス勤務を取り入れるケースもあるようです。

あまり良いこととは思いませんが、「リモートワークだと従業員が何をしているかわからない」「仕事をしていないのではないか」といった経営側の不安感もあるのでしょう。慣れないリモートワークを否定的に捉えている経営者は、感染者数が一時的に落ち着いたタイミングで「ちゃんと出社するように」と指示を出しているようです。

一方で、リモートワークを経験したことによって、逆説的にオフィスの良さを再認識した企業も多かったのではないかと考えます。例えば、些細な業務について上司や先輩に聞きたくても、いちいちオンライン会議を設定するのは気が引けることもありますよね。オフィスにいれば、上司の手が空くタイミングが掴みやすく、コミュニケーションが円滑になる場合もあると思います。

――オフィス勤務の良さが再発見されていると。

全てリモートワークで進めるようになると、むしろ「今までのオフィスの役割はどこにあったのだろう」といった問いに行き着くのかもしれません。人が集まり、ひとつの組織として仕事をしている意味を考えさせられる機会になっているのでしょう。

メールやチャットツール、オンライン会議でのコミュニケーションは、決まったテーマに基づく必要なやり取りにどうしても限定されがちです。しかしオフィスで過ごすと、今やっている仕事の話をするだけでなく、その周辺の話題や、ときには仕事に関係のない雑談も交じり、それがどこかで生かされて次の仕事が生まれるようなこともあります。

また、オンライン会議では難しいノンバーバル・コミュニケーション（態度やたたずまい、話し方といった非言語コミュニケーション）はやはり重要です。

柔軟な働き方で、貴重な人材を失わずに済むことも

――ハイブリッド型勤務を導入するメリットを教えてください。

もっとも大きいのは生産性の向上ではないでしょうか。「今日は自宅で働く日、明日はオフィスで働く日」と決め、勤務場所に合わせて仕事の予定を組むことで、より計画性が求められ業務効率が上がりやすいと思います。

また、通勤がない在宅勤務日は、従業員が移動時間分を自由に使えるので、ワークライフバランスが整いやすくなります。子育て中の従業員は保育園への送迎が楽になるでしょうし、子どもの年齢によっては自宅の別室で子どもを遊ばせておいて、自分は仕事をするようなことも可能です。また、介護で家にいなければならないような従業員も、仕事を続けやすくなります。

このように、プライベートの様々な事情で仕事を続けられるか悩んでいた従業員がハイブリッド勤務の導入によって離職を選ばずに済めば、企業は貴重な人材を失わずに済みます。従業員側のメリットだけでなく、企業側にも大きなプラスがあるのです。

コスト的な観点でもメリットがあります。出社の延べ人数が減るので、オフィスに社員全員分のデスクを用意する必要がなくなります。フリーアドレス席を設けてオフィスを縮小し、賃料を減らすなどのコストカットを図るのも一つの方法です。

――逆にハイブリッド型勤務のデメリットはありますか？

人によりオフィスにいる日がバラバラになるので、全員が揃う機会がなくなります。となると、オフィスにいる従業員しか知らない情報が出てきて情報格差が生まれたり、オフィスなら声かけ一言で済むことがうまく周知できなかったりすることがあると思います。

対策として、例えば「毎月1週目と4週目はオフィス出社が中心、2週目と3週目はリモートワーク」というように、ある程度パターンを決めている企業もあります。また、「この日は全員出社」と特定の出社日を設けるケースもありますね。勤務パターンをきっちり決めすぎてしまうと自由度が低くなり、せっかくのハイブリッド型勤務のメリットが薄れてしまうので、社員にもある程度の裁量を与えるのが大切です。

また、在宅勤務日は仕事とプライベートの区切りが曖昧になってしまい、業務が滞ったりオーバーワークになってしまったりするリスクもあります。社員との信頼関係を前提に、適切な勤怠管理の方法を検討しましょう。

人事労務の担当者は、通勤費や手当の確認を

――ハイブリッド型勤務を導入する場合、人事労務の担当者が気をつけるべきポイントを教えてください。

先ほど述べたように、出社日・在宅勤務日ともに労働時間の管理はしっかりとやらなければいけません。就業時間を企業側が把握するためには、勤怠管理ツールで始業時間・就業時間を記録する、システムへのログイン・ログオフ時間を記録する、自己申告制を導入するなど、方法は様々です。いずれにしても、ルールを決めたら曖昧にせず、確実に運用することが基本となります。

システムやツールを初めて導入する場合は、人事だけでは対応しきれないことがあるので、情報システムの担当者と連携しましょう。バックオフィスのスムーズな改善には社内のチームワークが重要になります。

――福利厚生に関してはどうでしょうか。

ハイブリッド型勤務に切り替える場合、従業員に定期代を支給していた企業は勤務実態に合わせて通勤手当を見直すことも必要です。また、在宅勤務によって就業中の電気代や通信費が各家庭に発生するため、一定金額を手当として支給するのも一つの方法です。人事部や経営陣の検討課題だと思います。

――勤務スタイルの実態に合わせて労働条件を整える必要がありますね。

そもそも、ハイブリッド型勤務を導入するねらいや目的がそれぞれの企業にあるはずなので、それをきちんと社内に伝えるようにしましょう。「どういう働き方をしてほしいのか」を周知したうえで「みんなで目的に向かって頑張っていこう」という風土を醸成するのは、人事の大切な役割だと思います。