採用通知メールで好印象を与えるためのポイント
採用通知メールは結果を知らせる事務連絡なので、結果と連絡事項について抜け漏れなくきちんと伝えることが最重要です。また、事務連絡とあわせて、お礼の気持ちを伝えることも大切です。
◆新卒のケース
新卒の場合は、採用通知のあとに内定式がありますが、実際に内定式が行われるまでの期間が長いため、繋ぎ留めておくための内定者フォローが必要になります。
たとえば、内定式の前に社長が登壇して内定者と交流するイベントや社員と内定者の交流イベントがある場合は、その告知を入れましょう。内定者の不安を取り除くために「気になることや聞きたいことがあればいつでもご連絡ください」と一言書き添えておくのもいいでしょう。
また大半の学生は、内定後から入社までの長い期間をどう過ごしたらいいのかわからないものです。「こういう資格をとっておくと入社後に役立つ」など、内定後の過ごし方のノウハウについて、人事が資料を作成して添付したり、有用なWeb記事のURLを貼っておいたりすると親切かもしれません。
◆中途のケース
中途であれば、内定から入社までのスパンが短いですし、社会経験もすでにありますので、基本的な伝達事項を押さえていれば、特別細かくフォローを入れなくても問題ありません。
内定辞退を防ぐ意味で何か加えるとするなら、「○○部長はこう話していました」「この点がすごく評価できました」などの面接時の評価を伝えたり、「入社前に、現場の上司と繋いで会食の場を設けることも可能です」と不安を払拭できる機会の提案をしたりすると、押しつけがましくなくポジティブな印象です。
採用通知メールの文面例
＜新卒採用の場合＞
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の採用担当□□です。
先日は当社の社員採用試験の最終面談にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、〇〇様を当社社員として採用とさせていただくことに決定いたしましたので、取り急ぎご連絡いたします。
つきましては、入社にあたりご提出いただく書類を本日郵送いたしますので、期限までに同封の返信用封筒でご返送くださいますよう、お願いいたします。
今後の予定につきましては、◯年◯月◯日に社員との懇談会（希望者のみ）、◯年◯月◯日に内定式、◯年◯月◯日入社式の実施を予定しております。
詳細は、日にちが近づいて参りましたらそれぞれメールにてご連絡いたしますので、楽しみにお待ちください。
また、入社までの期間の過ごし方について不安がある場合は、添付の資料が参考になるかと思います。お時間があるときに、ぜひご一読ください。
なにかご不明な点がありましたら、担当の□□までお気軽にお問い合わせください。
〇〇様と一緒に働けることを、社員一同、心より楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
＜中途採用の場合＞
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の採用担当□□です。
先日はお忙しいなか弊社の面接に来ていただき、誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、〇〇様を当社社員として採用させていただくことに決定いたしましたので、取り急ぎご連絡いたします。
面接を担当した現場の××も、〇〇様の～～～という点をとても評価しており、ぜひ弊社で尽力していただきたいと話しておりました。現場の社員たちは、〇〇様と働ける日を楽しみにしております。
入社までの今後の流れにつきましては、添付の資料をご確認ください。
何かご不明な点がありましたら、担当の□□まで遠慮なくご相談ください。不安なことがあるようでしたら、入社前に現場の上司と会食の場を設けることも可能です。
採用選考の折には、たびたびお時間をいただきまして誠にありがとうございました。社員一同、〇〇様のご入社を心よりお待ち申し上げております。
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署名
採用通知メールを送る時に注意すべきこと
採用通知メールを送るタイミングとしては、早いに越したことはありません。熟考して検討することは大切ですが、目安として最終面接後、1週間以内に送るのがいいでしょう。
中途採用の場合は、報酬や処遇もしっかりと決めてから内定を出すため、一概に早く送れるわけではないのですが、少なくとも内定が決まったのであれば、できればすぐにでも採用通知メールを送りましょう。
求職者が並行して何社か受けていて、さらに自社と採用条件が似ている場合、先に内定を出した会社のほうに入社を決めてしまうケースは多いです。素早く連絡することは企業側にとって採用活動の強みになるので、早ければ早いほど内定承諾率はあがるでしょう。
＜取材先＞
core words株式会社 佐藤タカトシさん
TEXT：小林麻美
EDITING：Indeed Japan ＋ ミノシマタカコ ＋ ノオト
