採用フローに関する基礎知識
計画的に採用業務を進めるためには、採用フローに関する基礎的な知識を知っておかなければなりません。
まずは、採用フローの概要や利用するメリット、採用フローのパターンについて詳しく説明します。
◆採用フローとは
そもそも採用フローとは、企業が新たな人材を確保する際におこなう一連の流れのことをいいます。具体的には、企業へのエントリーや人材の選考、内定通知の送付や入社手続きといったものが含まれます。
また、求職者がエントリーする前の段階である、学校などへの求人の掲載、求人サイトへの求人票の掲載といった段階も採用フローに含まれています。企業によっては、数カ月前や1年前から人材を確保するための計画を立てているところもあるため、場合によっては採用フローとして考える期間が長期化するケースもあるようです。
◆採用フロー作成のメリット
採用フローを作成することには、以下の3つのメリットがあるとされています。
- 採用業務の進捗を確認しやすくなる
- 他部署の人と情報共有できる
- 採用業務を改善させやすくなる
採用フローを作成しておくと、採用業務がどのような段階に分類されているのか、それらがどの程度進行しているのかを客観的に把握できるようになります。採用業務に携わる従業員が複数いる企業であれば、認識を統一させたうえで効率的に人材を確保できるようになるでしょう。
また、普段から採用業務に携わっていない他部署の従業員にも採用業務に関する情報を共有できるのもメリットの一つです。経営者やインターンを受け入れる担当者でも、採用業務の方向性を確認できることから、今後の経営方針と合致しているか確認したり、業務への適性があるかを考えたりしながら採用業務に携われるようになるでしょう。
採用業務によって得られた効果を見直して次回以降の採用業務に役立てることも可能です。採用業務が改善できれば、前回よりもさらに効果的に企業が求める人材を確保できるようになると考えられます。
◆採用フローのパターン
採用フローには、以下の6つのパターンがあるといわれています。
- 標準型
- 説明会・選考一体型
- 筆記試験・面接試験一体型
- 試験先行型
- インターンシップ型
- 社員紹介・リクルーター型
標準型の採用フローは、説明会を開催してから、書類選考、筆記試験、面接と段階が進んでいくもので、多くの企業で一般的となっている流れになります。
説明会・選考一体型は、企業説明会と一次選考が一体化しているため、採用業務をスピーディーに進めることが可能です。求職者が企業に足を運ぶ回数も少なくなるため、「全国各地から人材を募集したい」という企業に向いています。ただし、あまりにも応募者が多くなると会場のキャパシティを超えてしまう危険性があるので、計画的に求人をおこなうことが大切です。
筆記試験・面接試験一体型は、筆記試験と面接を同一日に実施するパターン。筆記試験と面接の結果をまとめて把握できるというメリットはありますが、求職者の拘束時間が長くなるため、スケジュール管理や会場のキャパシティなどを事前に確認しておく必要があります。
試験先行型は、企業説明会を開催する前に試験選考をおこなうものです。ほかの企業が説明会を開催している時期に就職試験を実施することから、早い段階で応募者を絞り込むことが可能です。しかし、「試験選考がおこなわれることを知らなかった」と求職者に不信感を与えてしまう危険性があるので注意が必要。就職する機会に不公平を与えないよう、事前に試験をおこなう日程を周知しておくことが大切です。
インターンシップ型は、採用業務の中にインターンシップを組み込む方法です。実際に企業で働く様子を見ながら選考を進められるため、優秀な人材を確保しやすくなるとともに、求職者とのミスマッチを防げることも期待できます。ただし、インターンシップを受け入れられる人数に制限がある場合や、選考に時間がかかってしまいやすいことから、計画的に採用業務を進めなければなりません。
社員紹介・リクルーター型は、企業の社員などの紹介によって人材を確保する方法です。企業が求める人材を比較的素早く紹介してもらえることや、入社後のミスマッチを防ぎやすいことから、求人に時間がかかったり入社後早期に離職してしまったりするリスクを抑えやすいのがメリットです。ただし、入社してから活躍してくれる人材かどうかを慎重に見極めなければならないので、求職者との綿密なコミュニケーションが求められることも知っておきましょう。
一般的な採用の流れ
企業によって採用の流れはさまざまですが、一般的な採用の流れがどのようになっているかを知っておけば、企業独自の採用フローを考えやすくなるでしょう。
◆採用計画を立てる
ほとんどの企業が、採用業務をおこなう際に採用計画を立てます。採用計画では、採用担当者を誰にするのか、どのような方針で人材を集めるのか、集めた人材をどのような基準で判断するのかといった内容を具体的に設定します。
計画が具体的であるほど採用業務を進めやすくなるため、採用業務に携わる従業員の負担が軽減されるでしょう。採用計画が立案できたら、「どのような人材を採用したいのか」というターゲットを決めましょう。
◆母集団を形成する
採用計画が立案できたら、ターゲットが多く集まる母集団を形成していきます。母集団を形成する方法として代表的なものには、求人広告や人材紹介サービス、ハローワークへの求人情報の掲載などがあります。
どのような手段で求職者を集めるかによって母集団が変わるため、それだけ集められる人材の質も変化します。母集団の形成方法に関しても、あらかじめ設定した採用計画に基づいて考えられるようにしておくのが望ましいでしょう。
・効率的に人材募集を進めるならIndeedがおすすめ
企業が求める人材を効率的に集めたいのであれば、「Indeed」を利用して人材を募集するのも良いでしょう。求人検索エンジンの1つである「Indeed」は、求職者が求める条件に適した求人情報をスピーディーに提示できるのが特徴で、多くの企業や求職者が利用しているサービスです。
無料（※）で求人情報を掲載できるので、比較的手軽に始められます。有料オプションを利用することで、検索結果に表示される回数を多くできるため、つかい方によってはスムーズに必要な人材を確保できるでしょう。
◆書類審査や面接などの選考活動
母集団を形成すると、企業が提示した募集要項を見た求職者が徐々に集まってきます。提出された応募用紙や履歴書などを参考にしながら、書類審査や面接を進めていきましょう。
適切な基準で採用者を選ぶためには、採用担当者の教育やトレーニングを徹底させることが推奨されます。採用方針を統一させることによって、企業が求める人材を確保しやすくなると期待できるからです。
◆内定者へのフォローの実行
内定者が決まるとその人に対してを出しますが、求職者は複数の企業に応募していることが考えられるため、内定を出したからといって必ず入社してくれるわけではありません。
企業から内定者に定期的にコンタクトを取り、内定者との信頼関係を構築していくことで入社に繋がります。入社までに期間が空くようであれば懇親会や面談の場を設けて、入社意欲をキープする工夫も手段の1つです。
中途採用と新卒採用の流れについて
ここまでは、一般的な採用の流れについて説明しましたが、中途採用と新卒採用では採用の流れが異なるため、目的に応じて適切な採用フローを考えなければなりません。
以下では、中途採用と新卒採用に分けて採用の流れを詳しく説明します。
◆中途採用でも説明会が必要になる場合もある
中途採用者を重点的に集めると考えている場合、なるべくスキルを持った人材を確保したいと考える企業は多いでしょう。採用難易度が高い職種や、中途採用者を複数集めたいのであれば、一般的な採用の流れに加えて、中途採用者に限定した説明会を開催して雇用条件をしっかり伝えるとともに、中途採用者が持つ疑問点を解消できる機会を設けることが大切です。
必要に応じて個別説明会を開催したり、採用人数によって合同説明会のように一度に大人数の中途採用者に対して説明をおこなうなど、企業の方針に適した説明会をセッティングしましょう。また個別説明会を開催する場合は、なぜ集団ではなく個別説明会を開催しているのかをあらかじめ伝えておくといった配慮が大切になります。
◆新卒採用の場合は人間的な要素を重視する
新卒採用を重点的におこなう場合は、職務経験を持ち合わせていないことを前提に人間性や資質といった要素を重点的に判断することが大切になります。
目に見えない部分を判断しなければならないので、企業によっては面接担当者ごとに判断基準が異なってしまうことが想定されます。なるべく客観性のある判断ができるよう、採用計画にもとづいて一貫性のある採用業務をおこなえるようにしておきましょう。
・グローバル人材にも注目する
近年、少子高齢化の影響で国内の労働者数が減少しつつあります。そのため、新卒者を集めたい企業の場合、国内の新卒者だけでなく、外国人留学生や個人留学生のようなグローバル人材に注目するのもおすすめです。
多様性のある人材を確保すれば、企業にイノベーションを起こせるかもしれません。従来とは違った視点で採用業務をおこなうことも検討することも大切です。
◆中途採用と新卒採用の違い
中途採用と新卒採用では、重視するスキルや人物像などが異なります。具体的にどのような違いに着目すれば良いかを知っておけば、目的に応じて適切な採用業務がおこなえるようになるでしょう。以下では、中途採用と新卒採用の違いを表にまとめています。
採用の流れに関するQ＆A
スムーズに採用業務を進めるため、採用にあたって多くの企業担当者が抱きやすい疑問点を解消しておきましょう。
以下では、採用の流れに関するよくある疑問点を紹介するとともに、具体的な対処方法について説明します。
◆どこで応募者と接点を持てば良いのか？
応募者と接点を持つためには、求人情報を自社ホームページに掲載したり、各種学校に求人票を掲示したりする方法が考えられます。また、ハローワークや求人サイトに求人情報を掲載するのも良いでしょう。
◆採用活動を始めるタイミングは？
新卒採用の場合、1～2年のサイクルで採用活動をおこなうのが一般的なので、早い企業では2年前から採用計画を立てているところもあるようです。
また、大手企業の場合、政府が定めている「採用選考に関する指針」にもとづいて採用計画を立案しているケースが多くなっています。ただし、この指針には法的拘束力がないので、企業によっては独自の計画で採用業務を進めているところもあります。
中途採用の場合、1年を通して採用活動をおこなうところもありますが、採用コストを考えると好ましくない場合があります。ボーナスが支給される時期や、異動などの辞令が出やすい時期など、職種や業界の慣例を意識して採用活動を始めるのがおすすめです。
◆内定までの選考期間はどのくらい？
応募から内定を出すまでの期間は、1～2週間程度に設定している企業が多いようです。募集人数や選考にかかる時間によっては、さらに内定が出るまでの期間が長くなることもあります。ただし人気の業界や企業は、選考結果は数日のうちに出しますが、次回の選考まで10日から2週間ほど後に設定する場合もあります。
ただし、内定通知が遅くなるほど求職者がほかの企業に流れやすくなるので注意が必要です。求職者の中には、「第一志望群の中で最初に内定が出た企業に行く」と考えている方もいます。そのため、自社が内定通知を送るより先に他社が内定を出すと、そこに就職を決めてしまう可能性もあるでしょう。
なるべく早めに内定通知を発送することで、上記のような事態を防ぎやすくなります。選考期間を短縮できるような人員配置や選考方法を考えておきましょう。
◆中小企業が意識したいポイントは？
中小企業が求人をおこなう場合、大手企業がどのようなスケジュールで採用業務を進めているかを把握することは大切です。
大手企業の採用活動に乗り遅れてしまうと、人材が大手企業に流れやすくなるため、さらに人材確保が難しくなる危険性があるからです。なるべく早い段階でインターンシップや合同説明会を開催し、企業に興味を持ってもらえるようにしておきましょう。
一方、中途採用に力を入れたい場合は、大手企業が中途採用に力を入れている時期を避けて採用活動をおこなうのも方法のひとつ。競争相手が少なくなることで、効率的に人材を確保しやすくなるかもしれません。
◆大企業が意識したいポイントは？
大企業が新卒採用をおこなう場合は、政府の指針にもとづく就活解禁に備えて早めに準備しておくことが大切です。ほかの大手企業よりも魅力を感じてもらえるようなアピール方法を考えることで、効果的に人材を集められるようになるでしょう。
中途採用に力を入れたい場合は、求職者の転職活動が活発になる時期を狙って求人を出しましょう。転職希望者が多い時期は、それだけ応募が集まる可能性が高いからです。具体的には、以下の時期が挙げられます。
- 1～2月（3月の年度末で転職しようとする人が動き出す時期）
- 6月（7月の賞与を貰ってから転職しようとする人が動き出す時期）
- 9月（10月の下半期から転職しようとする人が動き出す時期）
この時期は他企業の求人数も増えますが、大手企業は知名度があるので、中小企業に比べて応募が集まりやすい傾向があります。また、新卒採用と同様、他企業に埋もれないような魅力的な求人を作成することも重要でしょう。
内定を辞退されないためのポイント
一度に複数の企業を応募する求職者は多いため、企業によっては内定を辞退する人が想像以上に多く、結果的に必要な人材が確保できなくなるケースもあるようです。
以下では、内定を辞退されないためのポイントについて、詳しく説明します。
◆待遇や労働条件について話し合う
内定を辞退されないようにするためには、就職後の待遇労働条件について話し合うことが効果的で、最も気を付けたい点は安心して働ける職場だと伝えることです。
募集要項で提示している労働条件と入社後の待遇が違っていると、早期離職につながってしまいかねません。内定者が納得して入社できるようにするためにも、条件面についてしっかりすり合わせておくことが大切です。特に、残業時間と休日については具体的に伝えておきましょう。従業員が長く働き続けられる条件になっているかを考えることで、職場に定着してもらいやすくなると期待できます。
◆定期的に連絡を取り合う
内定通知を出してから入社するまでに期間が長く開いてしまうほど、内定者の気持ちが企業から離れやすくなるともいわれています。
定期的に採用担当者が内定者に対してコミュニケーションをとることで、信頼関係を築く効果が期待できます。就職することに対して感じている不安や悩みを軽減させられれば、内定辞退を防ぎやすくなるでしょう。
◆社内報を送付する
内定者への連絡ツールとして社内報を定期的に送付する手段があります。メールでのやり取りだけでなく、イラストや写真が掲載されている社内報を送付することで、説明会では伝えられない社内の雰囲気を伝えることができます。
内定者紹介コーナーを設ければ、これから一緒に働く人がどのような人物であるのか、どのような思いを持っているのかを把握しやすくなるため、前向きな気持ちで入社日を迎えられるでしょう。
良い人材を確保するために採用の流れを確認しておこう
ここでは、採用フローの概要や新卒採用と中途採用を集めるときの流れ、内定を辞退されないためのポイントなどについて説明しました。
企業が手に入れたい人材をしっかり確保するためには、一般的な採用の流れを参考にしながら、企業独自の採用フローを考えることが大切です。ここで説明した内容を参考にして、効果的な採用業務がおこなえるように予め準備しておきましょう。
