説明会へ参加してくれた学生へ。お礼メールの目的と送るタイミング
会社説明会は、リクナビなどの求人媒体で資料請求やプレエントリーをした新卒の学生が参加するイベントです。会社説明会に参加する段階では、企業に興味はあっても実際に受けるかどうかはまだ迷っている人がほとんどとなります。そのため、会社説明会後のお礼メールは、説明会で入社への動機形成をしたあと、正式なエントリーまで行動を結びつけることが最大の目的になります。中途採用でも会社説明会を開催するケースはありますが、正式な応募以降に実施することがほとんどです。
また、会社説明会で伝えきれなかった新たな情報を提供することで、さらなる強い動機付けをするという一面もあります。メールを通じてコミュニケーションをはかるようなイメージをしましょう。
送るタイミングとしては、早ければ早いほどいいでしょう。基本的には説明会開催後、当日の日中、遅くとも翌朝には送るのがベストです。会社説明会を通じて動機が高まり、すぐに応募したいという人も一定数いますので、そのニーズに応えるためにも早いに越したことはありません。
会社説明会のお礼メールに入れるべき内容
会社説明会のお礼メールに入れるべき内容は、以下の3つです。
◆会社説明会に参加したことへの謝意
会社説明会は学生の拘束時間も長く負荷が高いイベントなので、「悪天候の中ご足労いただきありがとうございます」「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます」といった、学生を労わり、感謝を伝える言葉はまず入れたほうがよいでしょう。オンライン実施の場合も同様です。
◆次の選考ステップの案内
必ず入れるべきなのは、「次はこうしてください」という事務的な連絡事項です。たとえば、会社説明会の次のステップとして書類選考を行うのであれば、必要な書類と送り先について明記しましょう。
◆会社説明会で出た質問の補足
会社説明会の際に出た学生からの質問に対する答えが載っている自社サイトのURLを貼るなど、説明会の情報を受けてさらに詳しく自社について伝えるような文言があると、学生の動機形成に有効でしょう。会社説明会からのつながりを感じさせる一文を入れることで、情報を点と点から線にすることが大切です。
とはいえ、メールの本文が長過ぎると印象がよくないので、必要最小限の内容でコンパクトにまとめるのがよいでしょう。
会社説明会のお礼メールのテンプレート
感謝を伝える言葉から始まり、次回の選考についての案内や必要書類の送り先を明記するのが最低限の内容です。
以下はお礼メールの一例です。必要に応じてアレンジを加え、学生を惹きつける文面を作成しましょう。
【お礼メール 例文】
○○様
はじめまして、××株式会社の△△と申します。
この度はお忙しい中、弊社の説明会にご参加いただき、ありがとうございました。
終盤では業界全体の未来について弊社社長がかなり熱を帯びて語っていましたが、説明会の内容についてはご満足いただけたでしょうか？
〇〇様に弊社の雰囲気や魅力、具体的な仕事内容についてきちんと伝わったのであれば幸いです。
もし説明会で聞き足りなかったことや、時間が経って聞きたいと思ったことがありましたら、遠慮なく下記連絡先まで、メールでもお電話でも構いませんのでご連絡いただければと思います。
また、質疑応答の際にあがりました資格取得支援についてですが、弊社HPに詳しく記載されているページがありますので、ぜひご一読ください。
http://www.～～～
なお、今後の選考日程は以下となります。
【○月○日（○）】エントリーシートのご提出期限
【○月○日（○）〜○月○日（○）】書類選考結果のご連絡
今後の選考への参加をご希望される場合は、まず【○月○日（○）】までにエントリーシートのご提出をお願いいたします。
エントリーシートによる書類選考を行い、その結果を改めてご連絡いたします。
なお、ご質問がなければこちらのメールに返信は不要です。
会社説明会のお礼メールを送る際の注意点
大規模な新卒採用を行う企業では、採用アウトソーサーと呼ばれる外部の業者に採用活動に関する様々な業務を委託するケースもあります。その場合でも任せきりにはせず、お礼メールの文面の最終チェックは自社で行うほうがよいでしょう。
多くの企業を受けている学生たちは、メールの文面ひとつから自分が大切にされているか、そうでないかを敏感に感じ取ります。コンパクトにまとめつつ、テンプレートになりすぎず温かみが出る、好感を持ってもらえるような文面にすることで、学生のモチベーションがあがり、エントリーにつながりやすくなるでしょう。
＜取材先＞
core words株式会社 佐藤タカトシさん
TEXT：小林麻美
EDITING：Indeed Japan ＋ ミノシマタカコ ＋ ノオト
