5 つの『グループアシスタント』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

顧客に直接対応し、質問に答えるのがグループアシスタントの職責の1つですが、電話で待たされたり列に長時間並ぶことに対して理解や忍耐力がある人ばかりではないため、顧客が腹を立てることもあります。そのような状況に礼儀正しく対応し、難しい顧客の前でもプロ意識を保てる候補者を探す必要があります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 困難な状況に立たされた顧客への思いやり
• 一流のカスタマーサービスを提供する姿勢
• プロとしての姿勢を保てる

グループアシスタントは顧客対応や在庫管理をすることが多くなっているため、これらの業務を素早く正確にこなせる人材を採用する必要があります。在庫管理ソフトを使った経験について質問することで、候補者がどれくらい使いこなせるかを確認できます。採用企業で使用しているソフトウェアの経験があるか、研修をすることで他のシステムも使えるようになるか見極めることも重要です。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• ソフトウェアの名前を挙げられる
• ソフトウェアをどの程度使いこなせるか
• システムやツールを問題なく使用できる

グループアシスタントは多くの細かい作業を担当し、対応中の顧客によっては1日に複数のプロジェクトを抱えることもあります。業務内容を整理して取り組むことができ、詳細事項をうまく同僚に伝えられる人材であれば、チームとして期日通りに仕事を完了させていくことができます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 細かい作業が得意である
• 細かい作業への取り組み方を説明できる
• 複数の仕事を同時進行できる

グループアシスタントは、顧客との会議に関連する資料のコピーやスキャンなど、オフィスでの細かい業務を行います。応募者の多くは新卒や未経験者など、複雑な機器を操作した経験がなかったり、年齢が高い応募者は IT の知識が少ないことが予想されるため、オフィス機器を問題なく使用できるか確認しておくことが重要です。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• コピーやスキャンをした経験
• 物覚えがいい
• 細かい日常業務への関心

グループアシスタントの仕事は華やかなことばかりではありません。会議や情報伝達がうまくいくようにするのが職務のため、時には繰り返し作業が必要になることもあります。他にも書類整理やコーヒーを入れたりといった仕事があるのも理解していることが重要です。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 忍耐力
• 前向きな姿勢
• 仕事には楽しいことだけでなく単調な作業もあることを理解している