5 つの『事務アシスタント』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

事務アシスタントは、事務処理や電話応対以外にもさまざまな業務を行う、会社にとって欠かせない存在です。候補者は、職場が正常に機能するためにこの仕事がいかに重要かを理解していなければなりません。会社において管理部門が担う役割の重要性について説明できる人材が求められます。自分の力で職場の効率性を向上させようとする意欲があるか判断しましょう。

• 仕事に対する情熱
• チームワークの重要さを理解している
• 職場を円滑にするという役割を理解している

事務アシスタントは多くの個人情報や役員のスケジュール、社員の記録などを管理しています。候補者はこれらの情報の価値を理解し、常に安全に保管するよう努めなければなりません。どの情報がどのレベルで保護されるべきかも把握している必要があります。情報漏洩の予防対策やデータ保護の方法を熟知している人材を探しましょう。

• 注意が必要な状況に自信を持って対処できる
• 機密データを保護する方法についての知識
• 保護すべき情報の種類を理解している

どのような職業も、簡単な仕事ばかりではありません。事務アシスタントとして働く中で、挫折しそうになることもあるでしょう。候補者には、苦手としている作業や取り組まなければならない課題を認識していることが求められます。ためらわずに返答できていることも重要です。仕事の大変な側面を理解し、解決策を見つけてパフォーマンスを改善しようとする意欲がある候補者を探しましょう。

• 自分の苦手な仕事を把握している
• どのような状況でも逆境に立ち向かえる
• 職場での問題に取り組む意欲

会社にはさまざまな性格や価値観を持った社員がいるため、気難しい同僚ともうまく一緒に仕事をしていかなければなりません。性格が合わない相手であっても、職場ではプロとして同僚全員と良好な関係を築いていく必要があります。この仕事には、対人問題に適切に対処できる人材が求められます。候補者が常に仕事を優先することができるかに注目しましょう。

• 性格の異なる同僚とも良好な関係を築ける
• 対立を避けるための社交力
• 性格の違いよりも、業務やプロジェクトを終わらせることを重視できる

この質問では、候補者が事務アシスタントの仕事のどのような面を楽しんでいるかが分かります。候補者にとっては、自分の強みをアピールできる機会です。誰とでもうまく付き合うことができ、同僚のために力を貸すことを惜しまない人材が求められます。業務が円滑に進むようサポートするという、この仕事の主な職務に関わる内容が挙げられることが理想的です。

• この仕事のやりがいを説明できる
• 自分の強みを理解している
• パフォーマンスを向上させる意欲