5 つの『社長秘書』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

この質問では、スケジュール管理や会議の設定などにおける候補者の能力が分かります。プレッシャーの中でも冷静に短時間で考えなければいけなかった実際の例を挙げて説明してもらうことで、スケジュール管理の取り組み方が見えてきます。難しい業務を楽しめる人材か、または突然の変更に対応した時に疲弊してしまう人材かなども分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 計画の変更に適応できる
• 調整スキル
• ストレスのかかる状況にうまく対処できる

社長秘書は社長への連絡窓口の役割も果たしているため、候補者にそのような状況の対処ができるかを知っておく必要があります。回答から、候補者の顧客対応のスキルも分かります。難しい相手を前に動揺したり、腹を立てたり、喧嘩腰になったりしないか確認しましょう。候補者に問題解決能力があるも分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• どのような状況でも丁寧で感じのいい姿勢を保てる
• 仕事に対して強固で自信のある態度をとれる
• 緊迫した状況に対処できる

社長秘書の仕事にテクノロジーの活用は欠かせません。ソフトウェアについて質問する際は、Office の基本的なプログラムも使えることを確認しておきましょう。回答から IT ツール全般に抵抗がないか、会社が使っているアプリケーションの使い方をすぐに覚えられるかなどが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• ソフトウェアを使える自信
• 仕事の生産性を上げるためにテクノロジーを活用する意欲
• 新しいソフトウェアの使い方をすぐに覚えられる

優秀な社長秘書を見つけるには、率先して動ける候補者かどうかが分かる質問をしましょう。回答から、候補者が自発的に働くことができるか、指示を受ける前に社長のニーズを先回りして考えられるかが分かります。また実際の例を挙げてもらうことで、情報を思い出して簡潔にまとめることができるかも分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 仕事に対する積極的な姿勢
• 簡潔明瞭なコミュニケーション力
• 問題解決能力

社長秘書はさまざまな機密情報にアクセスすることができるので、候補者に思慮分別があるか確認しておく必要があります。この質問では、候補者がデリケートな状況にうまく対処できるかが分かります。課題に直面しても落ち着きを保ち、プロとして対応できる秘書がいることは、会社の評判を高めることにもつながります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 職場でのプライバシーを守ることができる
• 対人関係において機転を利かせられる
• 脅されても会社のルールを破らずにいられる