5 つの『総務スタッフ』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

一般的な総務の実務経験のほか、タスク管理やコミュニケーションに優れたスタッフを採用するのが望ましいでしょう。これは事務系の経験がない候補者にも通用する質問です。これまでの職歴を総務スタッフの仕事にどう活用していくのかという考えを聞くとともに、職責に対する理解度を確認することができます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 総務スタッフの職責に対する理解
• 関連分野での経験
• この職責をこなせるかどうかを明確に説明できるか

さまざまなソフトウェアに通じている候補者を探しましょう。オフィスでよく使用するソフトウェアがある場合、求人広告にも記載する必要があります。優れた候補者は事前にリサーチをし、採用企業で使っているソフトウェアに習熟しているはずです。そうでない場合は、それらのシステムをすぐに習得できることや、企業の水準に合わせて学ぶ姿勢を示す必要があります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 採用企業で使っているソフトウェアの経験
• 新しいソフトウェアの使い方を習得する意欲
• レポートの作成経験

この質問で、職場での人間関係や、対立が起きた時にどのように対処するかを確認できます。人間関係の対立から生じる緊張した雰囲気は、関係者以上に周囲に影響を及ぼします。また、その影響が、職場内だけでなく、会社全体に広がることもあります。積極的に対立を解決し、仕事を最優先する熱意がある候補者を探す必要があります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 謙虚な姿勢
• もめ事を丸く収める能力
• 一般的な社会常識

どの企業にも独自の企業文化や、候補者に求めるニーズがあります。また、候補者の応募理由も人それぞれです。候補者が単に仕事を探しているのか、組織の一員として全力を尽くしたいのかを知るのは大切なことで、そこから候補者と企業双方のニーズがマッチしているかを確認することができます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 採用企業に対する忠誠心
• この職務への熱意
• 長期的なキャリアの視点

働き方や日常業務の進め方は、それぞれの職場のやり方があるものです。頼もしく信頼でき、有能で柔軟、慎重で自発的、そしてマルチタスクができる人物が理想的です。面接でこれらの資質を確実に知るのは難しいことかもしれませんが、この質問から、候補者個人のワークスタイルが見えてきます。日々の業務を率先してできる候補者を探しましょう。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 職場で自発的に取り組む姿勢
• 日常業務を最後までやり通す責任感
• 時間管理への気配り