7 つの『役員秘書』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

秘書は会社の機密情報を知ることがあるため、守秘義務を守り、慎重に行動することが求められます。この質問では、候補者が不適切な言動で信頼を損なうことなく、職場での複雑な状況を乗り切ることができるかが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 守秘義務を守る
• 機密情報の扱いに慣れている
• 職場での守秘義務の重要性を理解している

秘書は、プレゼンテーションの作成や経費報告書の準備、メールの選別など、多くの業務でソフトウェアを活用します。この質問では、業務をこなす能力が候補者に備わっているかを判断します。これは会社の方針を共有することにも関連します。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 主要なソフトウェアを使いこなせる
• 素早く習得できる
• パソコンに詳しい

忙しい経営幹部の要望に合わせて予定を管理して予約をしたり、会議の日程を調整したりします。この質問では、複雑なスケジュールで会社を円滑に運営するスキルがあるかどうかを見極めます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 予定を作成し、調整できる
• 柔軟性と順応性
• 問題解決能力

優秀な秘書は怒っている人に対処するときでも、プロ意識を持って、感じ良く振る舞うことができます。この質問では、候補者が緊迫した状況をおさめながら、上司の気持ちをくみ取り、対応できるかが明らかになります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 顧客対応スキル
• 交渉術
• 機転が利く

秘書がプレッシャーのあるなかでも、複数の仕事をこなせることが重要です。この質問では、厳しい状況で候補者がどのように対処するかを見極めます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 一度に複数の仕事をこなせる
• プレッシャーのある状況で仕事を完遂できる
• タスク管理力と時間管理力

優秀な秘書は、上級幹部の要求に応えるだけでなく、事前に察知して対応します。この質問では、候補者が動きを把握して経営幹部のニーズを予測することで、信頼を得ながら生産性を上げることができるかが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 自信
• ゴール志向の考え方
• 細かい配慮ができる

秘書は職場や会社全体において欠かせない存在です。この質問では、候補者が自分を会社で価値のある存在と見なしているかが明らかになります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 優秀な秘書でありたいという熱意
• 大きなチームに溶け込むことができる
• やる気