5 つの『人事アシスタント』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

人事管理システムは人事部で使用されるシステムで、チームが必要な情報を管理したり取得するために欠かせません。マネージャーやスタッフのサポートをする人事アシスタントは、このようなソフトウェアに精通している必要があります。この質問では、候補者が詳しく知っているソフトの種類や、使用経験が分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 人事管理システムの使用経験
• 人事管理システムを使った具体例
• 論理的思考力

人事アシスタントは通常、書類整理や一般的な質問対応など、同じ仕事を毎日行っています。繰り返し業務を、モチベーションを失うことなく行える人材を探しましょう。この質問では、候補者がどの程度仕事を楽しんでいるか、そして毎日同じ作業を行いながらも効率を上げる努力をしているかが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 自らモチベーションを高められるか
• 事務作業を行なった経験
• タイムマネジメントと効率性の重要性を理解しているか

人事アシスタントは自分の予定以外にも、複数部署の採用面接の予定を立てるなど、社内の様々なカレンダーを管理する必要があります。複数の社員やオフィスのスケジュールを確認し、予定が重ならないように会議の日程調整を行った経験のある候補者が理想的です。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 自分に自信があるか
• 複数のカレンダーにアクセスして予定を立てた経験
• コミュニケーションスキル

マイナンバー、給与情報や銀行口座情報など、人事アシスタントは様々な機密情報を取り扱います。社員の個人情報にアクセスできる担当者が誰なのか、入社後すぐに把握しなければなりません。書類をスキャンしてコンピューターに保存した後、書類をシュレッダーにかけるなど、権限のない社員が個人情報にアクセスすることのないよう、候補者が行なっている対処法を確認しましょう。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 機密情報を取り扱った経験
• 倫理的な意思決定スキル
• 社員情報の機密保持の重要性を理解しているか

人事アシスタントは給与の支払いについて常に把握している必要があり、毎月タイムシートを期限までに提出させなければなりません。この質問では、候補者がストレスのかかる環境にどう対応し、問題を解決できるかが分かります。また社員とのコミュニケーションスキルについても見えてきます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 対人スキル
• ストレスに対処できるか
• 社員にモチベーションを与え、書類を素早く提出させた経験