5 つの『一般事務』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

一般事務スタッフの重要な役割は、日々の業務が円滑に行われるようにチームをサポートし、仕事に集中できる環境を整えることです。この質問で、候補者が職場の様子に気を配れる人物かどうかが分かります。候補者には、チームのために職場環境の改善を積極的に行う姿勢が求められます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 細やかな気配り
• 効率アップ
• 過去の成功事例

この質問では、候補者の IT スキルが分かります。採用する企業と同じソフトウェアを使っていれば即戦力になりますし、他のソフトウェアを使っている場合でも、飲み込みの早さや、新しいスキルの習得に抵抗がないことをアピールできます。 また、候補者の反応から、日々の業務への取り組み方が分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• ソフトウェアの使用経験
• タスクの管理能力
• IT を活用して業務効率を改善させた例

面接時にこの質問をすることで、候補者が社内の人間関係にどのように対処するかが分かります。他の部署が関連するような業務も、相手に不快な思いをさせたり、不要な迷惑をかけたりすることなく業務を遂行できるスキルを持っている候補者がこの職種には適しています。また候補者のマルチタスクや時間管理のスキルについても知ることができます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 同僚とのやり取りでの気配りや機転
• マルチタスクスキルや時間管理能力
• 仕事の忙しさに左右されない、的確で冷静な判断力

この仕事についての認識を候補者に質問することで、採用後にどのような働きが期待できるか予測できます。一般事務としてどのような仕事に注力するのか、同僚とどのような関わり方を好むかなども見えてきます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 職場の効率性の重視
• どんな仕事でも真摯に取り組む姿勢
• 職務への関心

一般事務が受付のような職務も兼任する企業も多いでしょう。この質問で、候補者が来客対応に抵抗がないか見極めることができます。接客スキルも分かるでしょう。仕事が忙しくて来客対応の時間がないと考えているのか、率先してオフィスの顔になろうと考えているかなどが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 来客対応への意欲
• プロ意識と親しみやすさのある接客スキル
• 顧客対応に対する自信