5 つの『総務部長』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

候補者には、総務部長の役割を明確に理解していることが望まれます。この質問では、候補者が仕事内容の細部までよく確認し、求人情報に記載された要件を答えられるかが分かります。マネージャーに求められるスキルは一般的な総務の仕事とは異なるため、しっかり区別して考えられていることも重要です。管理者としての姿勢にも注目しましょう。

• 総務部で管理職を行った経験
• オフィス管理ソフトウェアの使用経験
• 納期を厳守できる

総務部長には対人スキルが欠かせません。他にもマネージャーとしての職務と、仕事で成功するために必要な素質を理解していることが望まれます。求人情報の応募要件に書かれた内容を挙げられることも理想的です。マネージャーはチームをまとめ、顧客とも良好な関係を築かなければなりません。短時間で考えて決断できる人材も、この仕事に向いていると言えます。

• すぐに簡潔な返答ができる
• 仕事に向いている性格や素質を理解している
• 前向きな姿勢

総務部長の重要な職務の1つに、さまざまな部下をまとめることが挙げられます。性格は人それぞれ異なるため、接し方も変えていかなければなりません。共通の目標に向かって努力するよう部下を管理しながら、社員からのあらゆるニーズに応えていく必要があります。チームを仕事に集中させ、業務を割り振って分担させるのも重要な仕事です。

• チームワークの必要性と重要性を理解している
• さまざまな性格のメンバーの意欲を引き出せる
• 共通の目標に向けて仕事ができる

総務部長は社員のファイルや顧客情報、幹部のスケジュールなどの個人情報にアクセスすることができるため、候補者は個人情報保護の重要性についてしっかり説明できる必要があります。機密情報を扱う難しさを認識し、保護が必要な理由を十分に認識していなければなりません。どの情報やファイルを保護する必要があるかも理解している候補者が理想的です。

• コンピューターの安全対策ができる
• ファイルの安全性を最優先に考えられる
• 顧客や社員のデータを保護した経験

仕事を整理して計画的に取り組むことの重要性を理解している候補者が求められます。忙しい日にマネージャーやスタッフが効果的に仕事を進めるためには、重要なものから優先順位をつけて対処していく必要があります。仕事を整理して期日を守ることができた経験について説明できる候補者を探しましょう。パソコンのアラームやカレンダー機能を活用した経験があるかも重要です。

• 各業務の期日を管理した経験
• スケジュール管理ソフトウェアを使いこなせる
• チームメンバーに業務を分担できる