9 つの『請求管理担当者』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

この質問では、データの分類や計算、記入、検証、記録といった、基本的な会計作業で請求業務担当者が行う業務の経験があるかが分かります。一般的な請求手順について説明できることが求められます。各分野の経験がどれくらいあるかも、掘り下げて聞いてみましょう。

• データの計算と記録ができる
• 各請求工程の実務経験
• 会計用語の知識

多くの企業同様 Excel を導入している会社であれば、数式やワークシートなどのツールに詳しい候補者が理想的です。採用企業で使用している会計ソフトを使った経験があるかも確認しましょう。弥生会計や Microsoft Dynamics、その他の会社独自のソフトを使ったことがあるかもしれません。必要に応じて、新しいシステムを積極的に習得する意欲も重要です。

• 採用企業の請求システムの使用経験
• 新しいシステムを習得する意欲
• Excel の知識

請求管理担当者は通常、代金の回収を最前線で行います。回収に関わる問題に対処するには、自信を持ってしっかりとした姿勢を保ちながらも、好ましくない状況を打破できなければなりません。候補者が挙げる対処例から、これらの素質があるかを判断しましょう。経験がない場合は、もしそのような状況になったらどうすると思うか聞いてみましょう。

• 自信があり、毅然とした態度で業務に取り組める
• 協力的ではない顧客を前に状況を打破できる
• 会社のエスカレーションポリシーに従える

請求担当者は常に細かいところまで気を配り、金額の食い違いに気づき、調査し、解決することが求められます。顧客と直接やり取りする場合は、良好な関係を築けるスキルも必要です。実際の事例について質問することで、データの整合性と顧客との関係性の両面において、候補者が状況にどう対処するかが分かります。

• 顧客に対して機転の利いたアプローチができる
• 請求金額の食い違いに気づいて修正した経験
• 状況を詳細に書面化する姿勢

請求管理担当者は実際に請求や回収を行うので、監査の際には協力を求められることもあります。この質問では、候補者に監査の対応経験があるか、いつ監査が入ってもいいように事前策を用意しているかなどが分かります。これまで監査を受けた経験がなくても、プロセスに関する知識があるか確認しましょう。

• 監査の要求事項とプロセスの知識
• 監査に備えて日頃から準備を行なっている
• 過去に監査を受けた経験

会社に必要なのは、顧客への請求処理を適切に行える請求担当者です。項目が正しく入力されているか確認し、顧客に請求書を送るための基本的な手順を理解していることが求められます。支払いの入金が確認された際に、情報の更新を行うのも請求担当者の仕事です。この質問では、候補者が行なってきた請求業務の手順が分かります。自社と同じような請求処理業務の経験があるか確認しましょう。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 請求処理の経験
• 請求処理業務の流れをきちんと理解している
• 職務を理解している

候補者には、顧客の連絡先を常に正しく最新の情報に更新する方法を心得ていることが求められます。顧客と話す時には、何か更新すべき情報がないか確認するのが理想的です。時間の節約につながるだけでなく、集金作業も改善されます。請求情報が誤っていたために請求書が返送されてくるような状況を避けられるためです。こうした方法をすぐに明確に答えることができるか確認しましょう。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 顧客情報の更新業務の経験
• 顧客とのコミュニケーション能力
• 積極的に更新情報を確認する姿勢

候補者は、顧客の注文を追跡する方法を理解していることが望まれます。また顧客のクレームにも、イライラしたり失礼な態度をとったりせずに、落ち着いて対処できることも重要です。顧客の質問や懸念の声には、すぐに対応できなければなりません。分析力と、顧客対応のスキルも必要です。顧客からクレームがあれば商品を追跡し、問題解決能力を発揮しなければなりません。請求業務は会社が顧客を維持するために欠かせない役割なのです。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 問題解決能力
• 細かい部分もしっかり確認する力
• すべての顧客をサポートする姿勢

経験豊富な請求担当者は、様々な請求管理ソフトの使い方を知っているはずです。ソフトウェアを使った経験があり、使いこなせる候補者が理想的です。顧客の希望により、請求書を郵送することも、メールで送ることもあるでしょう。候補者が期日通りに処理を行い、遅延金が発生しないように時間の余裕を持って顧客に請求書を届けることができるか確認する必要があります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 請求管理ソフトの使用経験
• 期日内に請求書送付を行えるか
• 正しい内容の請求書を作成できるか