5 つの『事務員』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

事務員は日常的にドキュメントやスプレッドシートを作成し、日常業務にさまざまなプラットフォームとオペレーティングシステムを使用します。候補者には、Microsoft Office や Google Docs など、複数のデータ処理・入力プログラムの知識が求められます。候補者の習熟度から作業の効率性とスピードを判断できます。スキルテストの結果で候補者の正確さが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• データ入力・処理のスキル
• ワード、スプレッドシートその他プログラムの知識
• スピード、正確さ、高い習熟度

事務員が働く場はさまざまな業種におよび、業種によってプロセスは異なります。事務員が行うさまざまな事務作業は、すべての業種でほぼ共通しています。いくつかの業種で働いた経験があり、複数の情報システムや IT 業務のプロトコルと規格を扱った経験がある人は、会社の戦力となります。そのような候補者は、分野の専門スキルやその他の認定資格を持っていることがあります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 複数の業種での事務員としての経験
• 情報システム、規格、データ処理についての幅広い知識
• IT プロトコルと規格の知識

コミュニケーションスキルと接客スキルがある事務員は、顧客や取引先からの電話に対応できます。事務員は総務部長や他の事務員と共に働くために、高い対人能力が求められます。事務員は、日常的に、顧客や訪問者、取引先から問い合わせを受けます。候補者のスキルから、社内でのコミュニケーションをうまくとれる社交的な人物かが分かります。そうした人は、快い対応を心がけ、よりよいサービスの提供に努めます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 質の高い顧客サービスを提供するスキル
• 高いコミュニケーションスキルと親しみやすさ
• 人当たりのよさと顧客サービスの重要性を認識している

几帳面な性格の人は、文書、手紙、報告書でミスを見つけるのが得意です。ビジネスにおいて、対外的な文書や手紙にミスが含まれていてはなりません。ミスで誤解が生じ、会社の信用度を下げることになります。作業内容に誤りがないかチェックし、作成した文書を見直すことができる人は、そのようなミスを防ぐことができるでしょう。細部まで注意を払える事務員は、メーリングリストを点検し、情報を再度チェックします。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• データ処理において細部に気が付く
• 編集と校正のスキル
• 文書作成やデータ入力をミスなく行える

オフィスで、事務員は複数の作業を行い、常に素早く作業をこなす必要があります。作業を整理してミスを回避するために、整理整頓能力は不可欠です。几帳面で複数の作業を容易にこなすことができる人材が求められます。こうした人は、秩序を守り、作業スペースが常に整頓されています。オフィスマネージャーから割り当てられた作業に集中し、遂行することができます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 整理整頓がきちんとできる
• 作業に集中し、割り当てられた仕事をすべてこなした経験
• 複数の作業をこなすことができる