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6 つの『受付』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

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採用面接は行う側も受ける側も準備は万全に。受付の採用面接でよく使われる質問例と回答例を解説付きで見てみましょう。

Q:

受付で、怒った人に対応する必要があった状況について聞かせてください。どのように対処したか教えてください。

A:

この質問で、不満があったり怒ったりしている顧客に候補者がどう対処するかが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

  • 怒った人への対応について考えることで候補者が不安になっていないか
  • 候補者がその問題に自信を持って対応できるか
  • このような状況に対処した経験があるか

回答例

「一度、大声を上げた攻撃的な人が受付デスクに来て、上司と話をさせてほしいと言ってきました。私は騒ぎが大きくならないように、ごく冷静な話し方を保ちました。上司は都合が付きしだい早急にそのお客様に連絡することを丁重に説明し、必ず連絡するように私からも手配すると伝えました。その人は落ち着いて、納得した様子で立ち去りました。」

Q:

ある人が電話をかけてきて、今は電話に出られない人と話がしたいと言っています。その人が話したい相手と連絡が取れるように、自分が最善を尽くすことを納得してもらうには、どのように伝えますか?

A:

この質問で、候補者が受付での電話対応スキルに優れていることを確認できます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

  • 候補者は電話対応スキルに自信を持っているか
  • 電話で相手とやり取りすることを楽しんでいる様子か
  • 電話をかけ直す予定を決めるスキルがあるか

回答例

「そのお客様にはこう伝えます。『鈴木は会議中のため席を外しております。戻りしだい、お電話があったことを伝え、折り返しご連絡するようにいたします。本日の営業時間中にはおかけ直しできると思います』」

Q:

前職ではどんなソフトウェアを使っていましたか?

A:

この質問で、候補者が習熟しているソフトウェアが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

  • 受付で使用される一般的なタイプのソフトウェアを使い慣れているか
  • そのタイプのソフトウェアがどのようなものか知っているか
  • ソフトウェアを使った実務経験があるか

回答例

「受付の仕事を始めてから10年間、Microsoft Office ソフトウェアを使っています。また、Google と Microsoft のカレンダー、Google スプレッドシートとドキュメント、一般的なインスタントメッセージプラットフォーム、Slack も使いこなしています。」

Q:

受付が企業のオフィス文化にもたらすものは何だと思いますか?

A:

この質問で、企業全体の文化の中で受付が果たす役割を候補者がどう考えているかが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

  • 受付が企業文化に欠かせないものと考えているか
  • 企業の文化に貢献できることについて、良い考えを持っているか
  • 受付は企業を代表する顔であることを理解しているか

回答例

「受付は、オフィスにいらしたお客様のほとんどが最初に見る顔なので、そのお客様と初めて接するときから、企業の価値観と文化を表現することが大切です。受付として、このことを対応のたびに必ず心がけています。」

Q:

オフィスでのやり取りの秘密を守るためにどう対処していますか?

A:

この質問で、受付の役割の1つが思慮深い対応であることを理解しているかが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

  • オフィス環境で複雑な政治的配慮を求められる状況に対応することに慣れているか
  • 誰が何を知る必要があるかについて、常に重視しているか
  • 思慮深さがあるか

回答例

「私のデスクに来た人に教えてはいけない情報は、決して漏らさないようにしています。上司の居場所を教えることも、許可されていない限りは控えます。プロらしく心のこもった、それでいて毅然とした態度をいつも保っています。」

Q:

勤務先のオフィスとの理想的な関係について説明してもらえますか。

A:

この質問で、候補者が勤務先のオフィスとの関係を生産的に考えているかが分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

  • オフィス環境で働くことについて肯定的に話しているか
  • 採用企業の顔になるという将来について楽しみにしているか
  • オフィス環境に良い雰囲気をもたらしてくれるか

回答例

「勤務先のオフィスと良い関係を育んでいくことはとても楽しいです。明快さ、正確さ、公平さをオフィスにもたらすことができればと思っています。私が受付にいるおかげで、皆さんの仕事が楽になるようにしたいです。」

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