5 つの『文書作成（法務）』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

情報管理や記録方法は企業によって異なり、取扱いに注意が必要なデータや機密情報を日常的に扱っている企業には独自の方針があるでしょう。保存方法についても考慮が必要です。この回答から、業界標準の文書管理について詳しい知識があるかどうかを把握できます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 企業の文書を管理した経験
• 機密データの法律に関する知識
• 新しい方法を適用する意欲

この質問では、候補者が業界の最新技術について知識があるかを確認します。候補者の思考プロセスと、今のシステムをどのように改善してくれるかについてのアイデアが得られるでしょう。使われるシステムに精通し、文書の保管や検索をより簡単に合理化する方法を知っているでしょう。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 編集とデータ構成に詳しい知識がある
• 電子文書管理システムに関するソフトウェアを使える
• 文書管理を改善できる

この質問で、候補者の職務経験だけでなく、その経験が有益かを判断することができます。文書管理スタッフとして、職務経験、職務に合った研修受講歴や資格を説明できるでしょう。スキル向上のために何を行ってきたかも分かります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 文書管理に関連する職務経験
• 文書管理に役立つ資格
• スキル

企業内では、日常的に部署や個人の間で文書を共有するため、」エンドユーザーと文書管理スタッフのやり取りは日常業務の一環となります。電子文書管理には不具合がつきもので、優れた対人スキルや問題解決力でエンドユーザーの懸念に耳を傾けられるのが良い候補者です。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 聞く力と対人コミュニケーションのスキル
• 文書共有に関連する技術的な問題を解決できる
• 文書管理を改善できる

この質問では、文書管理の日常業務と、候補者が実践できる具体的な方法について聞くことができます。業界で話題の最新ツールとその使い方についても情報を得ることができるかもしれません。合理的な文書保存に使えるプロセスについて説明してくれるでしょう。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 文書の保管や共有方法
• 文書を更新できる
• 候補者が導入できるプログラム