5 つの『弁護士秘書』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

弁護士秘書は日常業務として、顧客、警察、弁護士、判事などと話すため、コミュニケーションのスキルが欠かせません。弁護士と関係者の会話を、プロ意識を持ち、前向きに伝えることができる候補者を探しましょう。また、業務でメールや文書を書いた経験があることも重要です。外部の人と話す時には、秘書は弁護士事務所の顔となります。候補者の回答から、次のようなスキルや経験を持っているか判断しましょう。

• 主要な関係者と働いた経験
• コミュニケーションスキル
• 前向きな姿勢

弁護士秘書はテープ起こしのソフトを使って裁判資料を記録し、データを正確に書き写したりして、顧客の記録を作成します。メールやソフトウェアからデータを正確に取得できる候補者が必要です。録音や文書管理業務にあたっては、弁護士やパートナーの指示に従うことが求められます。法的用語を理解し、正しく使用できるかも確認しましょう。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 裁判資料を記録した経験
• ソフトウェアを使って訴訟に関する記録を作成できる
• 法律用語の知識

弁護士秘書は事務作業も担当するため、一般的なソフトウェアを使った経験があり、文書作成や表計算シートを使うことができます。ファックス、メールの送信や訴訟資料の印刷業務に慣れていることが望ましいでしょう。基本的なパソコンの使用に関する研修が不要な候補者を探しましょう。弁護士のために、顧客の訴訟情報を常に更新しておけることが重要です。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• パソコンのスキル
• Microsoft のソフトウェアを使った経験
• 事務処理に慣れている

弁護士秘書は、一度に複数の作業を処理するスキル、管理力や細かい作業が求められます。経費報告書の作成、出張の手配や請求書の管理などがあります。裁判の日程や顧客とのミーティング調整にも慣れていることが必要です。また、顧客に連絡して予約を確認するなど、正確に手配できることが不可欠です。素早い対応を求められる環境で働くことができるかにも注目しましょう。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 細かい作業ができ、管理力がある
• ペースの速い環境で、一度に複数の作業をこなせる
• 経費、請求、スケジュール調整、出張手配などの経験

優秀な弁護士秘書は指示を守り、ミスを犯しません。日々の変化に適応し、突然の変更に対処する能力があります。状況に素早く対応できる候補者を探しましょう。訴訟情報を迅速に提供し、弁護士の情報収集をサポートできることが求められます。裁判所の対応を担うこともあります。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 文書、口頭での指示に従える
• 急な依頼に対応できる
• 順応力