5 つの『文書管理業務』の採用面接 質問例 ＆ 回答例

この質問では、候補者の問題解決能力が分かります。文書管理業務で大量の書類を整理しなければならないため、効果的なファイリングシステムが欠かせません。効果的なファイリングシステムを作成した経験を、具体的に説明してもらいましょう。大量の書類を整理する能力があれば、理想的な人材と言えます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 書類管理に有用な索引システムの使用経験
• クリエイティブな問題解決能力
• 冷静で几帳面な性質

電子ファイルを扱う文書管理スタッフは、仕事に必要なソフトウェアを使いこなせなければなりません。経験がない場合、ソフトウェアによっては追加で研修が必要となるでしょう。書類管理ソフトウェアを使うことに抵抗がない人材が求められます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 仕事に必要な実務経験年数
• ソフトウェアの十分な知識と適性
• 最新のソフトウェアを学ぶ意欲

これは候補者が疲労にどう対処するか知るための、重要な質問です。文書管理係の仕事は単調になりがちですが、候補者には終日、同じ精度の作業ができることが求められます。この仕事に心から興味を持っていることも重要と言えます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 細心の注意が必要な反復作業の経験
• 疲れを防ぐ方法を身につけている
• 正確な仕事をする自信

仕事を楽しめる人は、成績もよく、より高い成果を出せる傾向があります。候補者にも、文書管理の仕事を楽しめる理由をいくつか挙げられることが求められます。正直に答えているかも確認しましょう。正確に、そして効率的に仕事を行うことを重視しているかどうかが分かります。簡単な質問に見えますが、候補者について多くのことを学べるはずです。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 答える時に前向きなボディーランゲージや表情が見られる
• 文書管理の仕事を楽しんでいる正直な理由
• 仕事に対する熱意

文書管理係は、マイナンバーや氏名、生年月日、既往症などの機密情報が含まれた文書も取り扱うことがあります。この質問は、候補者がこのような情報を扱った経験があるか知るために重要な質問です。機密情報を抵抗なく扱うことができるかも見えてきます。候補者の回答から、次のようなスキルや適性を持っているか判断しましょう。

• 機密情報を抵抗なく扱える
• 個人情報が含まれる書類を取り扱った経験
• 信頼のおける実績がある